L’IA générative au service des pratiques métier des utilisateurs de Légibase Collectivités

Depuis septembre 2024, Berger-Levrault met l’intelligence artificielle au service des besoins professionnels des agents des collectivités locales, en offrant aux abonnés de Légibase Collectivités un accès libre à un assistant intelligent. Ce moteur de réponse a été mis à leur disposition dès ses premières étapes de développement, leur permettant de tester son potentiel et de mesurer son impact au quotidien.

Notre ambition est claire : permettre une évaluation rapide et concrète de son efficacité. Chaque retour compte pour affiner cette innovation numérique et garantir qu’elle réponde précisément aux défis professionnels des utilisateurs.

Adossé à la base d’informations juridiques Légibase Collectivités – reconnue pour sa fiabilité et sa praticité – l’assistant intelligent révolutionne l’accès, la compréhension et l’application des textes officiels. Fini les recherches fastidieuses ! Une simple question suffit désormais pour obtenir une réponse claire, précise et instantanée, dans un environnement sécurisé.

L’assistant offre une interaction simplifiée avec tous les contenus de Légibase Collectivités (fiches pratiques, veille juridique, modèles, etc.). Grâce à l’expertise technologique de Berger-Levrault, il sélectionne et synthétise les informations les plus pertinentes, tout en garantissant leur fiabilité. Chaque réponse est enrichie de sources et de liens directs, permettant une exploration approfondie en toute confiance.

L’assistant intelligent permet aux abonnés d’accéder instantanément aux informations recherchées, transformant les recherches complexes en réponses claires et rapides. Il simplifie la compréhension des pratiques et des textes officiels, facilitant une application de la loi dans les décisions professionnelles. Véritable compagnon au quotidien, il maximise la réactivité et l’efficacité au quotidien.

Berger-Levrault est déterminé à valoriser chaque retour, qu’il soit positif ou négatif. Grâce à l’équipe « Living Lab » de la Direction de la Recherche et de l’Innovation Technologique, nous avons mis en place des dispositifs efficaces pour recueillir les retours des utilisateurs pendant plusieurs mois d’expérimentation, de septembre 2024 à février 2025.

À chaque utilisation de l’assistant intelligent, les utilisateurs peuvent facilement indiquer leur satisfaction via des pouces 👍/👎 et laisser un commentaire. Ces retours sont essentiels pour affiner notre technologie et enrichir la base de connaissances Légibase Collectivités.

Un questionnaire a également été envoyé pour collecter des impressions, attentes et besoins quotidiens. Enfin, des échanges approfondis avec le Living Lab ont été organisés pour façonner ensemble l’avenir de l’assistant intelligent et maximiser son impact sur les métiers.

Après seulement 2 mois d’expérimentation, l’assistant intelligent a déjà été sollicité pour répondre à 2 017 questions. Besoin d’inspiration ? Voici quelques exemples de questions posées :

• « Quelle procédure pour une demande de temps partiel pour un agent technique territorial ? »
• « Que faire si une personne s’oppose à un mariage durant la cérémonie ? »
• « Procédure pour faire reconnaitre son enfant par le père après la naissance et procéder au changement de nom »
• « Peut-on négocier qu’avec un seul opérateur économique ? »
• « Peut-on corriger la forme du groupement proposé par un candidat ? »
• « Quels sont les objectifs actuels concernant l’inclusion de clauses sociales et environnementales dans les marchés publics ? »
• « Quelles sont les conditions pour célébrer un mariage dans une commune étrangère au domicile des époux ? »
• « Est-ce que la transcription de décès vaut acte de décès ? »

Par rapport aux autres IA génératives, l’assistant intelligent de Légibase Collectivités propose des idées de question pour affiner la pertinence des réponses et élargir la réflexion.

L’assistant intelligent : un atout stratégique pour le Responsable de service et son équipe

L’assistant intelligent se positionne comme un outil indispensable pour le Responsable de service et ses collaborateurs, offrant un accès immédiat à un premier niveau de réponse sur des questions complexes grâce à la puissance de l’intelligence artificielle. En s’appuyant sur les capacités avancées de traitement et de croisement des données, l’assistant intelligent de Légibase Collectivités fournit des réponses ciblées qui permettent d’engager efficacement le traitement de dossiers complexes.

En automatisant le premier niveau d’analyse, l’assistant intelligent optimise la productivité des équipes. Il permet non seulement de gagner un temps précieux dans la gestion des demandes, mais aussi d’accélérer significativement la prise de décision. Pour le Responsable de service, dont le travail repose principalement sur l’interprétation des textes juridiques, l’assistant intelligent devient un véritable allié : il aide à concentrer son analyse sur des points stratégiques et à recentrer ses recherches de manière efficace et pertinente.

« Quand on utilise un moteur de recherche traditionnel, les résultats sont souvent liés à des mots-clés, sans prendre en compte le contexte ou le fond du problème. Avec l’assistant intelligent de Légibase Collectivités, si l’on précise, par exemple, qu’on cherche des informations sur un sujet, il trie automatiquement et propose une sélection initiale de quatre documents pertinents. » commente Damas RAIHAUTI, Fonctionnaire communal et Officier de l’état civil par délégation de la commune de Papeete

L’un des atouts majeurs de l’assistant intelligent réside dans sa capacité à effectuer un tri efficace des documents juridiques. En proposant directement les ressources les plus pertinentes, il réduit le temps de recherche et facilite l’accès à l’information cruciale. Cette fonctionnalité se traduit par un gain de temps concret et par une amélioration de la qualité des décisions prises.

« Ça permet de confirmer une décision et, par rapport aux collègues, ça permet de conforter leur point de vue et la décision qu’ils doivent prendre (…) cela renforce leur confiance dans les choix qu’ils doivent faire. » ajoute Damas RAIHAUTI, Fonctionnaire communal et Officier de l’état civil par délégation de la commune de Papeete

Au-delà de la productivité individuelle, l’assistant intelligent renforce également la dynamique d’équipe. En offrant un support véritable pour valider les décisions en cours et conforter les points de vue des collaborateurs, il contribue à développer leur confiance et leur autonomie. Son utilisation régulière favorise une montée en compétences et une meilleure appropriation des sujets complexes, transformant chaque interaction avec l’outil en une opportunité d’apprentissage

« Au sein des équipes, certains agents voient même en l’AI Légibase un outil pour qu’ils gagnent en autonomie dans la gestion quotidienne des dossiers. » conclut Damas RAIHAUTI, Fonctionnaire communal et Officier de l’état civil par délégation de la commune de Papeete

L’assistant intelligent : un atout incontournable pour la gestion des questions juridiques complexes des agents administratifs

L’assistant intelligent s’impose comme un partenaire essentiel pour les agents administratifs confrontés à des questions juridiques, qu’il s’agisse de demandes simples ou de dossiers particulièrement complexes.

• Pour les questions juridiques simples : une réponse immédiate et directement exploitable

Lorsque l’utilisateur consulte l’assistant intelligent pour des questions juridiques dites « simples », l’outil propose instantanément des pistes intéressantes en fournissant des références claires aux textes législatifs et à la jurisprudence en vigueur. Par exemple, il peut présenter des extraits pertinents de textes de loi ou de décisions de justice, permettant ainsi à l’utilisateur d’avancer rapidement dans ses réflexions. L’assistant intelligent fait gagner un temps précieux et permet une productivité accrue et une meilleure réactivité face aux demandes courantes.

• Pour les questions complexes : un véritable accélérateur de réflexion

Lorsqu’il s’agit de traiter des problématiques juridiques complexes, l’assistant intelligent déploie tout son potentiel. Il se distingue par sa capacité à filtrer et à cibler les informations pertinentes, évitant ainsi à l’utilisateur de se perdre dans des recherches fastidieuses et chronophages. Là où une recherche manuelle nécessiterait de longues heures sur des plateformes spécialisées comme Légifrance, l’assistant intelligent propose immédiatement des décisions jurisprudentielles pointues et adaptées aux besoins spécifiques. L’assistant intelligent joue un rôle de facilitateur en guidant l’agent administratif dans ses réflexions et en lui offrant un véritable « pied à l’étrier » pour aborder des questions parfois insolubles.

« Avec l’assistant intelligent les réponses sont beaucoup plus ciblées et précises. Là où, sans l’assistant, il faut faire de nombreuses recherches pour trouver les éléments, avec lui, on gagne en rapidité et en pertinence. Il filtre et cible les informations, ce qui évite de perdre du temps. » commente Catherine GRACIA, Chargée d’étude à la DDT 67

Même lorsqu’une réponse clé en main n’est pas toujours disponible, l’assistant intelligent oriente efficacement les recherches, aide à dégrossir les problématiques complexes et apporte une valeur ajoutée en termes de gain de temps et de pertinence.

« Il m’a fourni des documents que je n’aurais peut-être pas identifiés aussi rapidement. Même pour la jurisprudence : il m’a proposé des décisions assez pointues que j’ai pu exploiter directement. Cela m’a permis de gagner énormément de temps. » souligne Catherine GRACIA, Chargée d’étude à la DDT 67

L’assistant intelligent : un outil adapté à l’environnement professionnel des secrétaires généraux de mairie, où la réactivité est essentielle

L’assistant intelligent permet de répondre aux besoins immédiats des secrétaire généraux de mairie en quête d’informations rapides et précises. Son efficacité repose sur sa capacité à fournir des réponses instantanées, particulièrement adaptées aux situations nécessitant réactivité et agilité.

Dans un contexte professionnel où la rapidité est essentielle, l’assistant intelligent se révèle particulièrement utile pour :

• rechercher des informations simples : Que ce soit pour obtenir des détails spécifiques ou accéder rapidement à des éléments précis,
• traiter des questions peu complexes : L’utilisateur peut poser des questions générales, formulées simplement, sans avoir à contextualiser en profondeur sa demande. L’outil se montre ainsi idéal pour des besoins ponctuels, tels que la récupération de données ou la vérification rapide d’informations.

En fournissant des réponses instantanées, l’assistant intelligent optimise le temps de traitement des demandes, tant en interne qu’en interaction avec les citoyens. Les réponses sont claires, bien organisées et directement exploitables. Cette clarté favorise un partage fluide des informations, que ce soit entre collègues ou lors de communications avec le citoyen.

« L’assistant est pratique pour obtenir des réponses rapides sur des questions courantes, comme la réglementation des mariages ou des actes d’état civil. » commente Aurélie LITAUD, Responsable adjointe Services Affaires Générales de la Mairie de Saint-Genis-Laval

L’assistant intelligent de Légibase Collectivités est là pour accompagner les agents des collectivités dans chaque décision ! Cette innovation numérique est une des illustrations de l’engagement de Berger-Levrault à mettre le numérique à la portée de toutes et de tous.